CONSULTORÍA ORGANIZACIONAL
MAPAS DE PROCESOS
Concepto
La definición de los mapas de procesos de una compañía es una tarea que se engloba dentro del proceso de elaboración del plan estratégico corporativo, con el objetivo de conocer, absoluta y profundamente, la operativa de los procesos y actividades que desarrolla la empresa, prestando especial atención a aquellos aspectos clave de cada uno de los mismos.
Tipos de procesos
El mapa de procesos se define gráficamente, en lo que se conoce como diagramas de valor, combinando la perspectiva global de la compañía con las perspectivas específicas del departamento titular de cada proceso. Su desarrollo, por lo tanto, debe tratar de consensuar la posición específica y concreta de dichos procesos con los propósitos estratégicos corporativos.
A grandes rasgos, podemos identificar 3 tipos de procesos:
- Procesos estratégicos: su definición corresponde a los cargos de directivos y se refieren, principalmente, a procesos de gran calado estratégico que condicionan la definición e importancia de los demás procesos y actividades.
- Procesos clave: aportan valor a la relación de la organización con sus clientes y usuarios, persiguiendo como fin principal la satisfacción de sus necesidades. El desarrollo y la definición del mapa de procesos para esta tipología debe realizarse de un modo especialmente meticuloso, identificando cada proceso en el punto final de su recorrido (la prestación del servicio o producto al cliente), y trazando en sentido inverso una línea que nos lleve hasta su punto de inicio indicando tareas, actividades y subprocesos que directa o indirectamente dependan de él.
- Procesos complementarios: también llamados procesos de apoyo, complementan a los procesos clave. A pesar de que son procesos menores, desde un punto de vista estratégico, condicionan de una forma importante el desempeño de procesos superiores y pueden llegar a determinar el éxito o fracaso de los mismos. Las actividades y procesos relacionados con el abastecimiento de materias primas, aplicaciones y equipos informáticos, o con la formación del personal, son algunos ejemplos que esta tipología.
Elaboración de un mapa de procesos
La definición de un mapa de procesos de una compañía culmina con:
- La elaboración de una ficha por cada proceso identificado.
- Establecimiento de indicadores de desempeño que permitan monitorizarlo y evaluarlo.
- Diagrama que lo sitúe en el lugar que le corresponde según importancia, peso específico y relevancia estratégica dentro del esquema corporativo.
ANÁLISIS ORGANIZACIONAL
Diagnóstico organizativo
- Revisión de la estructura organizativa, incidiendo en la correcta definición de responsabilidades y roles.
- Análisis de los principales procesos de la compañía, determinando las posibles áreas de mejora de los mismos.
- Evaluación de la carga de trabajo y dimensionamiento de plantilla.
- Recopilación de los procesos de toma de decisiones.
Beneficios para tu organización
- Análisis de carácter global cuyo diagnóstico nos permite la identificación y comprensión de la operativa de funcionamiento general de la compañía.
- Alineación de procesos con la estrategia corporativa y mejora de la gestión: identificación de los principales problemas y fortalezas, así como de las relaciones causa-efecto, permitiendo realizar una optimización de procesos y mejora de la información de gestión disponible por la organización.
- Detección de áreas de mejora: el análisis permite detectar áreas de mejora y proponer un plan de acción.