Data Protection Officer (DPO) – Características y beneficios de la externalización
El Data Protection Officer es una figura de nueva creación, incorporada por el Reglamento europeo de protección de datos (RGPD 2016/679) cuya misión es velar, de forma independiente, por el correcto cumplimiento de la normativa de protección de datos, dentro de la empresa.
Obligación de designar un DPO:
El RGPD establece, en su artículo 37.1, que se deberá designar un delegado de protección de datos en los siguientes casos:
1. El tratamiento lo lleve a cabo una autoridad u organismo público, excepto los tribunales que actúen en ejercicio de su función judicial.
2. Las actividades principales del responsable o del encargado consistan en operaciones de tratamiento que, en razón de su naturaleza, alcance y/o fines, requieran una observación habitual y sistemática de interesados a gran escala.
3. Las actividades principales del responsable o del encargado consistan en el tratamiento a gran escala de categorías especiales de datos con arreglo al artículo 9 o de datos personales relativos a condenas e infracciones penales a que se refiere el artículo 10.
Por su parte, la LOPDGDD 3/2018, en su artículo 34.1, amplía lo establecido por el RGPD y añade las entidades a las compañías que deberán designar un DPO:
1. Los colegios profesionales y sus consejos generales.
2. Los centros docentes que ofrezcan enseñanzas en cualquiera de los niveles establecidos en la legislación reguladora del derecho a la educación, así como las Universidades públicas y privadas.
3. Las entidades que exploten redes y presten servicios de comunicaciones electrónicas conforme a lo dispuesto en su legislación específica, cuando traten habitual y sistemáticamente datos personales a gran escala.
4. Los prestadores de servicios de la sociedad de la información cuando elaboren a gran escala perfiles de los usuarios del servicio.
5. Las entidades incluidas en el artículo 1 de la Ley 10/2014, de 26 de junio, de ordenación, supervisión y solvencia de entidades de crédito.
6. Los establecimientos financieros de crédito.
7. Las entidades aseguradoras y reaseguradoras.
8. Las empresas de servicios de inversión, reguladas por la legislación del Mercado de Valores.
9. Los distribuidores y comercializadores de energía eléctrica y los distribuidores y comercializadores de gas natural.
10. Las entidades responsables de ficheros comunes para la evaluación de la solvencia patrimonial y crédito o de los ficheros comunes para la gestión y prevención del fraude, incluyendo a los responsables de los ficheros regulados por la legislación de prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo.
11. Las entidades que desarrollen actividades de publicidad y prospección comercial, incluyendo las de investigación comercial y de mercados, cuando lleven a cabo tratamientos basados en las preferencias de los afectados o realicen actividades que impliquen la elaboración de perfiles de los mismos.
12. Los centros sanitarios legalmente obligados al mantenimiento de las historias clínicas de los pacientes.
13. Las entidades que tengan como uno de sus objetos la emisión de informes comerciales que puedan referirse a personas físicas.
14. Los operadores que desarrollen la actividad de juego a través de canales electrónicos, informáticos, telemáticos e interactivos, conforme a la normativa de regulación del juego.
15. Las empresas de seguridad privada.
16. Las federaciones deportivas cuando traten datos de menores de edad.
Obviamente, todas aquellas compañías que no estén obligadas, por su actividad, a designar un DPO, pueden designarlo voluntariamente si lo consideran conveniente.
Las funciones con las que debe cumplir el DPO son las siguientes:
1. Informar y asesorar al responsable o al encargado del tratamiento y a los empleados que se ocupen del tratamiento de las obligaciones que les incumben en virtud del RGPD y de otras disposiciones de protección de datos de la Unión o de los Estados miembros.
2. Supervisar el cumplimiento de lo dispuesto en el RGPD y otras disposiciones de protección de datos de la Unión o de los Estados miembros y de las políticas del responsable o del encargado del tratamiento en materia de protección de datos personales, incluida la asignación de responsabilidades, la concienciación y formación del personal que participa en las operaciones de tratamiento, y las auditorías correspondientes.
3. Ofrecer el asesoramiento que se le solicite acerca de la evaluación de impacto relativa a la protección de datos y supervisar su aplicación, si fuera precisa su realización.
4. Cooperar con la autoridad de control.
5. Actuar como punto de contacto de la autoridad de control para cuestiones relativas al tratamiento, incluida la consulta previa a que se refiere el artículo 36, y realizar consultas, en su caso, sobre cualquier otro asunto.
¿DPO interno u externo?
Una vez aclarada la obligatoriedad de designación en ciertos casos, así como las funciones con las que debe cumplir el DPO, viene cuando nos hacemos la pregunta del millón: ¿Interno u externo?
Esta es una cuestión recurrente y cuya decisión debe ser particular de cada compañía, pero hoy, vamos a daros algunos detalles para intentar colaborar en la toma de la mejor decisión a este respecto.
El DPO interno conllevará que la empresa deberá iniciar un proceso de búsqueda para la incorporación de un especialista en la materia. Obviamente el hecho de incrementar la plantilla, supone el consecuente incremento de costes y la propia empresa asume la responsabilidad de que, si el candidato no funciona, volver a iniciar un nuevo proceso de selección. Obviamente, no todo es negativo, dado que entonces la disposición de la figura será full-time y presencial en todo momento.
Si optamos por externalizar el servicio de DPO obtendremos un inicio del servicio más ágil (sólo hay que decidir con qué empresa contratar), reducción del coste (vs. Incorporación en plantilla) y garantía de servicio profesional. Normalmente son servicios part-time y semi-presenciales.
Si estás pensando en externalizar el servicio de DPO, no dudes en contactar con nosotros.
